Petty Cash

PETTY CASH

1.      Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

1.     Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relatif kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

1.      Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan

2.      Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Metode Pencatatan Kas Kecil

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadangannya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

System ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali.  Pada saat pengisian, kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah (amount) harus sama dengan saldo awal sedangkan pada sistem fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya yaitu bisa kurang ataupun lebih.

Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi

Point	Imprest Method	Fluctuation Method
Pembelanjaan Kas Kecil	Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas.	Harus di Jurnal sesuai  dengan expense nya
Pengisian Kembali	Sesuai dengan rekening ledger, sehingga pengisiannya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk	Pengisian sesuai dengan yang dibutuhkan

Cara Penjurnalan

Keterangan	Imprest System		Fluctuation System
	Dr	Cr	Dr	Cr
Pembentukan kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pemakaian20.000. Kas Kecil	No Entry	No Entry	Expense	Petty Cash
Pengurangan Kas kecil	Cash	Petty Cash	Cash	Petty Cash
Penambahan Kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pengisian Kembali	Expense	Cash	Petty Cash	Cash

Pengertian dan Fungsi Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund)

Posted on 14 Mei 2009 by Hadi Muttaqin Hasyim

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).

Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.

Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukkan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin.

Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:

- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.

          Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada.  Dapat dibayarkan betapa tidak efisiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.

Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.

Imprest Fund Method

Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”

       Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegang kas kecil selalu melampirkan laporan pengeluaran kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
       Walaupun secara teoritis ada dua sistem pengelolaan dana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan mempermudah pencatatan dan pengawasan yang dilakukan
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertanggung jawaban (Accountabilities).

b.   Fluctuation Method

Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil ”.
          Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem pengelolaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.  Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencatatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:

Kaskecil Rp.150.000,-
Kas/Bank                                             RP.   20.000.                                       150.000,-

Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).

b.    Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Tabel 1-1 memperlihatkan contoh bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher ). Tabel 1-2 memperlihatkan contoh kas kecil (petty cash record).

  

PT NATIONAL

BUKU PETTY CASH

PERIODE DESEMBER 2012

TGL	KETRANGAN	NO CHEK	PENERIMAAN	PENGELUARAN	KLASIFIKASI PENGELUARAN
					TRANSPORT	Starionary	LISTRIK & TELEPON	LAIN-LAIN
1	DANA AWAL		Rp. 150.000
4	Biaya Telp	001/PT/XII/2012		RP. 15.000			Rp 15.000
6	Prangko	002/PC/XII/2012		Rp.   3.000		Rp. 3.000
6	Biaya taxi	003/TC/XII/2012		RP. 10.000	RP.  10.000
7	Teh, gula, kopi	004/PC/XII/2012		RP.   5.000				Rp. 5.000
7	Listrik	005/PL/XII/2012		RP.  80.000			Rp. 80.000
8	Biaya Lain-lain	006/PN/XII/2012		RP.    7.000				Rp. 7.000
15	TOTAL			Rp. 120.000,-	Rp.  10.000	RP. 3000	Rp. 95.000	RP. 12.000
	Saldo akhir			RP.   30.000,-
	Balance		Rp. 150.000,-	Rp. 150.000,-
16	Saldo awal		Rp.  30.000
	Penambahan dana		Rp. 120.000
	Dana awal		Rp. 150.000
17	Pembelian steples			Rp.  10.000		Rp.10.000

Palembang,    Desember 2012

                 Rinaldi Septian

Sekretaris/Petugas Petty Cash

BUKU KAS KECIL

 BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL