Makalah Perjalanan Dinas Pimpinan

MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN

(TRAVEL ARRANGEMENTS)

            Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan.  Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang selama ia berada dikantor.

            Sekretaris yang memiliki sikap profesional tentu menyadari bahwa tugas dan tanggung jawabnya harus dilaksanakan secara cermat, teliti dan rapi (detail minded).  Ia tidak boleh bermalas-malasan atau bersantai ria, karena ia justru mendapat tambahan tanggung jawab.

          Tugas sekretaris selama pimpinan tidak ada ditempat antara lain:

·                Membuat ringkasan dari semua surat-surat penting yang masuk

·                Membuat laporan-laporan hal-hal yang perlu diketahui pimpinan selama beliau tidak berada ditempat

·                Mengerjakan hal-hal yang berada dalam wewenang sekretaris

·                Bahkan tidak mustahil sesuatu masalah yang memang sangat dibutuhkan oleh pimpinan.

Di dalam pengaturan perjalanan perlu diketahui prosedur pembuatan peraturan perjalanan meliputi:

1.     Mengenal kebijaksanaan perusahaan

2.     Mempersiapkan semua informasi dan data yang berhubungan dengan suatu perjalanan

3.     Menentukan tempat yang akan dikunjungi dan tanggal dari masing-masing tempat yang akan dikunjungi tersebut

4.     Menentukan alat transportasi lengkap dengan segala informasinya

5.     Menentukan akomodasi lengkap dengan semua informasinya

6.     Mengurus tiket untuk perjalanan

7.     Membuat jadwal perjalanan dengan orang-orang yang akan dikunjungi

8.     Mengumpulkan material-material yang akan dibawa serta menentukan cara pengirimannya atau menunjuk orang yang membawa material tersebut

9.     Mempersiapkan daftar acara perjalanan

10.  Menangani warkat-warkat dan keuangan yang berhubungan dengan perjalanan

11.  Melakukan surat menyurat atau melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan sampai pimpinan kembali

12.  Memberikan informasi kepada pimpinan tentang kejadian yang terbaru dari perusahaan selama pimpinan absen

13.  Menangani komunikasi sehari-hari dan mengirimkan semua surat menyurat bila pimpinan menghendaki

14.  Menyusun segala aktivitas hasil perjalanan.

A.     Kebijakan Travelling

1.                           In house Travelling Departemen Perusahaan.

Perusahaan yang mempunyai bagian khusus atau departemen yang khusus yang mengatur perjalanan dinas pimpinan.  Bertanggung jawab atas persiapan dokumen perjalanan, tiket dan resevarsi hotel.  Jadi apabila departemen tersebut bekerjasama dengan travel agent atau biro perjalanan, maka berhubungan dengan pihak travel agent adalah bagian atau departemen perjalanan itu.

2.                           Biro Perjalanan (Travel Agent)

Kebanyakan perusahaan pada saat ini lebih menyukai memakai jasa biro perjalanan, karena lebih praktis.  Untuk itu sekretaris perlu memilih Negara Indonesia untuk berkunjung dalam jangka waktu tertentu tanpa Visa.  Contoh:  Singapore, Thailand, Malaysia.

3.                           Transportasi

Sekretaris perlu mengetahui jenis transportasi yang diinginkan pimpinan apakah transportasi darat, laut, atau udara.  Biasanya untuk perjalanan dekat pimpinan akan lebih suka memakai transportasi darat, mobil atau kereta api.  Sedangkan untuk perjalanan ke luar negeri pimpinan akan lebih menyukai transportasi udara.

a.    Kereta Api

Dapat menjadi salah satu alternatif pilihan untuk perjalanan jarak pendek, atau karena waktu dipakai untuk menuju bandara lebih lama, atau cuaca yang buruk sehingga berbahaya memakai transportasi udara.

b.    Bus

Biasanya dipakai untuk mencapai tempat-tempat yang tidak dilayani kereta api atau pesawat udara.

c.    Mobil (taksi)

Sekretaris harus mengetahui airlines yang mana disukai pimpinan, kemudian sekretaris juga harus mengetahui jenis pelayanan airlines yang diinginkan pimpinan, apakah kelas ekonomi (paling murah), kelas bisnis atau kelas utama.

Selain itu, masih ada persiapan hal lain, yang harus diketahui sekretaris:

·       Perubahan pemesanan

Sekretaris harus menghubungi pihak airlines apabila ada sebagian atau keseluruhan rencana perjalanan mengalami perubahan.

·      Open Return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan yang belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali.  Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan) maka pimpinan harus melakukan konfirmasi (penegasan) melalui telepon, sedangkan tiketnya dapat diurus dibandara pada waktu keberangkatan.  Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, ada kemungkinan tiket akan diberikan (diover) kepada airlines yang lain.

·      Shuttle fight, adalah penerbangan pulang pergi dalam satu negara, penerbangan jenis ini biasanya dilakukan setiap jam sekali.  Penumpang tidak harus membuat reservasi, tiket dapat dibeli di airport, baik dengan uang tunai maupun dengan kartu kredit.

·      Recomfirmation, proses penegasan kembali kapan pimpinan, akan berangkat kepada airlines yang bersangkutan.

·      Pembayaran untuk tiket

    Bila pemesan tiket dilakukan melalui jasa biro perjalanan, maka didalam biaya tiket sudah termasuk seluruh biaya, termasuk fee untuk biro tersebut.  Akan tetapi bila sekretaris mengurus sendiri maka dapat pergi ke loket airlines yang bersangkutan.

·      Redeeming ticket

      Membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli, dengan mendapatkan kembali uang setelah dipotong biaya administrasi.

4.  Akomodasi

     Pada umumnya perjalanan dinas pimpinan memerlukan reservasi hotel atau motel.  Untuk itu sekretaris perlu mengetahui hotel atau motel seperti apa yang diinginkan pimpinan.  Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan akan diadakan, dan tentu saja harus daerah yang aman dan nyaman.  Namun tidak tertutup kemungkinan pimpinan lebih memilih hotel yang sudah baisa ditempatinya walaupun agak jauh dari lokasi acara.

a.     Terminologi Hotel

·                     Resident Hotel

·                     Transit hotel atau Comercial Hotel

·                     Resort hotel

·                     European ermuda Plan (BP) atau B&B System

·                     Modified American Plan (M.A.P)

·                     American Plan (AP)

b.     Klasifikasi Kamar Hotel

Kamar hotel diklasifikasikan sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalam kamar itu.

Urutan dari yang paling murah sampai yang paling mahal adalah:

·                     Economy class

·      Standar room

·      De luxe room

·      Super De Luxe suite

·      President Suite (lengkap dengan conference room, bar,  kitchen dan segala perlengkapannya.)

Sedangkan untuk jenis kamar hotel ada bermacam-macam juga, yaitu:

1.    Single room

Satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur

2.    Double room

Satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur ukuran dua orang

3.    Twin room

Satu kamar yang dilengkapi dengan dua buah single beds

4.    Family room

Dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, baik dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk ketiga kamar tersebut.

5.    Triple room

Kamar yang dilengkapi dengan satu double beds atau satu single beds atau dapat pula dengan tiga single beds

6.    Solo Used

Satu kamar double room atau twin rom yang digunakan untuk satu orang

7.    Extra Used

Satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar

8.    Baby Cot

Tempat tidur mungil yang khusus disediakan untuk bayi, jika ada tamu yang membawa bayi yang menginap dihotel itu

5.  Customs Regelations

       Sekretaris perlu mencari informasi tentang pengaturan kepabean (custom regulation) dari negara akan dikunjungi oleh pimpinan. Ada negara yang melarang pengunjung membawa barang-barang tertentu seperti makanan, rokok dan lain-lain.

6.    Baggate (Bagasi)

       Para penumpang pesawat terbang diperkenankan untuk membawa barang bawaannya kekabin pesawat asalkan tidak melebihi ukuran dan berat yang ditentukan oleh airlines yang berangkutan. Contoh: sebuah koper kecil, tas kecil, tas tangan, laptop, camera, overcoat. Namun, apabila barang yang ingin dibawa kekabin itu terlalu besar ataupun terlalu berat, maka barang tersebut harus dimasukkan kebagasi pesawat terbang, ketentuan umum batas berat (baggage) yang tidak dikenai biaya adalah:

·           Economy class  :  20 Kg

·           Bussiness clas  :  30 Kg

·           First class           ;  40 Kg

Apabila baggage melebihi ketentuan akan dikenakan biaya sesuai   kebijakan masing-masing perusahaan penerbangan.

7.  Trip Funds (Currency)

            Sarankan pimpinan untuk membawa mata uang negara yang akan dikunjungi, untuk keperluan mendesak seperti untuk taksi dan sebagainya. Ada baiknya juga membawa US Dolar, karena luas penggunaannya, artinya mudah ditukar bila diperlukan. Jangan lupa membawa mata uang rupiah untuk pembayaran fiskal dan airport tax. Selain itu sekretaris dapat membantu pimpinan mendapatkan traveller’s cheque, yang mana pimpinan harus menguangkan sendiri diluar negeri. Treveller’s cheque dibeli bank dengan nominal US $ 10,20,50,100, dan ditanda tangani pada saat pembelian. Cara lain, adalah pimpinan membawa L/C. Apabila pimpinan ingin mendapat uang muka untuk biaya perjalanan dinasnya maka sekretaris

B.  MENYUSUN JADWAL PERJALANAN DAN ACARA PIMPINAN

Dalam menyusun jadwal dan acara kegiatan pimpinan, sekretaris harus mengatur supaya pimpinan merasa nyaman dalam perjalanannya:  Untuk itu sekretaris jangan membuat jadwal yang terlalu ketat, juga diatur agar tempat yang satu ketempat yang lain tidak berjauhan.  Untuk dapat menyusun daftar perjalanan pimpinan, sekretaris memerlukan timetable (daftar waktu perjalanan) dari setiap alat transportasi, apakah pesawat terbang, kapal laut maupun kereta api.

Timetable:

Adalah buku yang berisikan rute-rute perjalanan waktu keberangkatan (departure) dan waktu tiba ditempat tujuan (arrival), jenis pesawat terbang atau kapal. Dalam timetable sebuah airlines memuat:           

1.     Daftar nama kota-kota keberangkatan dan kota-kota tujuan

2.     Daftar hari keberangkatan dan tiba pesawat

3.     Jenis dan nomor penerbangan

Sekretaris sebaiknya memiliki buku timetable, sehingga dapat merencanakan airlines yang mana pada hari dan jam berapa, dan sebagaimananya buku timetable dibuat dan diterbitkan oleh masing-masing perusahaan transportasi dan biasanya berlaku untuk jangka waktu tertentu 3 bulan, 6 bulan, 1 tahun. Untuk itu sekretaris perlu memperbaharui dari waktu kewaktu

1.     Membaca Timetable

Sekretaris harus mampu, membaca timetable, agar dapat memilih jadwal yang terbaik untuk pimpinannya. Perhatikan table dibawah ini:

Validity                 Day        Dep/arr                                Flight            No. Of sops or              arr/Dep                Aircraft                                                                                 Number From JAKARTA Soekarno Hatta CGK – T2D @ GMT + 7 To CHICAGO GMT – 6 5 Nov                    1234567                1225/0539+1      SQ 155/SQ 30     Singapore                            1500/720 772/743                                                                                 UA 126         Los Angeles                 1825/2350           319 28 Oct-4 Nov      13567                    1225/0539+1      SQ 155/SQ 20     Singapore                            1500/720 772/743                                                                                 UA 126         Los Angeles                 1825/2350           31913567 13 Dec-6 Jan                                       1225/0539+1      SQ 155/SQ 20     Singapore                            1500/720 772/744                                                                                                                                                UA 126         Los Angeles                 1825/2331           319

 

Tabel di atas ini adalah timetable Singapore Airlines dari Jakarta menuju Chicago.  Pelajari singkatan-singkatan dalam timetable di atas yang memiliki makna:

1.         CGK – T2D artinya (Cengkareng Terminal II-D).

2.         @ berarti Agent’s lounge (in restricted Area).

3.         Jakarta GMT + 7, berarti waktu Jakarta adalah 7 (tujuh) jam lebih awal dari GMT.

4.         Chicago GMT – 6 berarti waktu Chicago adalah 6 jam lebih lambat dari GMT (Greenwich Mean Time).

5.         Transit di Los Angeles tiba di Los Angels 18.25 , berangkat lagi pukul 23.50 (1825/2350), dengan menggunakan pesawat United Airlines nomor penerbangan UA – 126.

6.         Jenis pesawat yang dipakai adalah Airbus A 319.

Jadi dari timetable dapat diketahui bahwa Singapore Airlines tidak sampai ke Chicago tetapi hanya sampai ke Los Angeles, kemudian Singapore Airlines bekerjasama dengan United Airlines untuk mengangkut penumpang dari Los Angeles ke Chicago dengan nomor penerbangan UA – 126.

Tentang arti dari singkatan nama-nama Airlines seperti BA artinya British Airlines, SQ aritinya Singapore Airlines, CX artinya Chatay Pacific Airlines dan itu semua dapat diketahui dari buku timeable.

2.   Cara Menyusun Jadwal dan Acara Kegiatan Pimpinan (ITINERARY)

Sekretaris dapat membantu pimpinan menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada  timetable dari Airlines.

Contoh:

Mr. Bond merencanakan untuk menghadiri pertemuan para peneliti profesional di Sydney pada hari Selasa sampai dengan Kamis, tanggal 13 sampai dengan 15 Januari 2012. Akan tetapi sebelum itu beliau mempunyai janji temu dengan Mr. Lee Cheng Lung di Singapore pada hari Senin, 12 Januari, jam 10.00 sampai 14.00.  Setelah kembali dari Sydney Mr. Bond mempunyai janji temu dengan Mr. Chang di Hongkong pada hari Sabtu tanggal 17 Januari 2012 pagi jam 09.00 – 10.30.  Hari Sabtu malam tanggal 17 Januari 2012 beliau tiba di Jakarta.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris:

a.     Mengetahui dulu rencana perjalanan pimpinan, termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

b.     Mempelajari TimeTable.

Dari timetable disusunlah sebuah tabel sebagai berikut:

	DAY	Dep/Arr	Flight No	Aircraft
1	Jakarta - Singapore dengan penerbangan Singapore Airlines
	1234567	1700/1935	SQ 159	744
2	Singapore – Sydney dengan penerbangan Singapore Airlines
	1234567	2040/0705 + 1	SQ 221	744
3	Sydney – Hongkong dengan penerbangan Singapore Airlines
	1234567	0845/2040	SQ 220/SQ 2	744/744
4	Hongkong – Jakarta dengan penerbangan Singapore Airlines
	12345676	1330/1835	SQ 859/SQ 164	744/772

Dalam kasus Mr. Bond ini rencana perjalanannya dapat dipenuhi oleh jadwal dari satu Airlines yaitu Singpore Airlines. Namun apabila jadwal yang diinginkan tidak ada pada airlines yang satu maka akan menggunakan lebih dari satu airlines dan sekretaris perlu mempelajari jadwal dari beberapa airlines.

C. MENYUSUN ITINERARY (ACARA KEGIATAN MR. BOND)

1.	Hari Minggu, 11 Januari 2012 (berangkat dari Jakarta menuju Singapore)
	a.    Pukul 15.00 tiba di bandara International soekarno Hatta, check in di Singapore Airlines Counter
	b.    Pukul 17.00 pesawat take off  menuju Singapore dengan Singapore Airlines Flight Number SQ 159, Boeing 747-400, Non stop
	c.    Pukul 19.53 tiba di Changi International Airport, Singapore, Istirahat di hotel Refles.
2.	Hari Senin, 12 Januari 2012
	a.    Pukul 10.00 – 14.00 bertemu dengan Mr Lee Chen Lung sekaligus dengan makan siang.
	b.    Pukul 18.00 tiba di Changi International Airport, check in di Singapore Airlines Counter.
	c.    Pukul 20.40 take off  menuju Sydney dengan Singapore Airlines, flight Number SQ221, Boeing 747-400, Non stop.
3.
	a.    Pukul 17.05 tiba di Sydney International Airport, dijemput oleh Mr. Hurley, diantar ke Hilton Hotel, Sydney dan beristirahat.
	b.    Pukul 11.00 menghadiri pertemuan “Peneliti Profesional Asia-Australia di Hilton Hotel
4.	Hari Selasa-Kamis, 13-15 Januari 2012 (Sydney) Itinerary selama pertemuan professional diatur oleh panitia pelaksana dan akan dibagikan pada saat pertemuan.
5.	Hari Jum’at, 15 Januari 2012
	a.    Pukul 06.00 tiba di Bandara Sydney International Airport, check in di Singapore International Counter.
	b.    Pukul 08.45 pesawat take off  menuju Hongkong dengan Singapore Airlines, Flight Number SQ220, Boeing 7470400, Transit di Singapore.
	c.    Sampai di Singapore pukul 13.35 dan berangkat lagi pukul 17.00 menuju Hongkong, Flight No. SQ2
	d.    Pukul 20.40 tiba di Hongkong International Airport, ke Sheraton Hotel dengan taksi, istirahat.
6.	Hari Sabtu, 17 Januari 2012
	a.    Pukul 09.00 – 10.30 bertemu dengan Mr. Chang.
	b.    Pukul 11.30 tiba di Hongkong International  Airport, check in di Singapore Airlines Counter.
	c.    Pukul 13.30 take off menuju Jakarta dengan Singapore Airlines, Flight Number SQ859 atau SQ 164, transit di Singapore.
	d.    Sampai di Singapore pukul 17.15 dan berangkat lagi menuju Jakarta pada pukul 18.00 dengan nomor penerbangan SQ164, Boeing 777-200.
	e.    Pukul 18.35 tiba di Bandara International Soekarno – Hatta.

D. DOKUMEN PERJALANAN (TRAVEL DOCUMENTS)

            Sekretaris perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada bermacam-macam dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi Negara Asing, yaitu:

1.     Paspor (Passport)

      Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya.  Setiap orang yang berkunjung ke suatu negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan sebagainya.  Paspor berisi data:

a.         Nomor paspor

b.         Nama pemegang paspor

c.         Jenis kelamin

d.         Kewarganegaraannya

e.         Tempat dan tanggal lahir

f.          Tanggal dikeluarkannya paspor

g.         Tanggal habis berlakunya paspor

h.        Kantor yang mengeluarkan paspor

i.       Foto pemegang paspor.

Macam-macam paspor:

a.     Paspor biasa (Normal Passport).

Paspor dengan sampul berwarna hijau, lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum, paspor biasa ini dapat diperoleh di kantor imigrasi setempat.  Masa berlakunya adalah 5 tahun, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.

Cara mendapatkannya:

o  Mengajukan permohonan, mengisi formulir-formulir, menyerahkan foto copy KTP, Kartu Keluarga, dan dokumen lain yang mungkin diminta. Paspor untuk anak-anak dibawah umur biasanya dijadikan satu dengan paspor salah satu orang tuanya (ibu atau ayah). Jadi di dalam paspor ayah atau ibunya ada lembar khusus yang mencantumkan foto dan data anaknya.  Boleh dicantumkan lebih dari satu anak.

o  Setelah anak dewasa, mereka dapat meminta paspor sendiri.  Waktu untuk mengurus paspor  sekitar 3 (tiga) hari atau sampai 2 (dua) minggu.  Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan

b.    Paspor Dinas

Paspor dengan sampul berwarna biru, sehingga sering disebut sebagai paspor biru, yaitu paspor dinas untuk pejabat pemerintah dalam rangka perjalanan ke luar negeri, paspor ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlakunya paspor jenis ini tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih.  Ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.

c.    Paspor Diplomatik

Paspor dengan sampul berwarna hitam, sehingga sering disebut sebagai paspor hitam yaitu paspor  diplomatic untuk pejabat diplomatic seperti Duta Besar atau pejabat pemerintah tertentu yang berhak memperolehnya. Paspor jenis ini dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri. Ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.

d.    Paspor Haji

Paspor dengan warna coklat, sehingga sering disebut sebagai paspor coklat, yaitu paspor yang diperuntukkan bagi orang-orang yang akan pergi menunaikan ibadah haji.  Masa berlaku paspor jenis ini sesuai dengan waktu/masa haji.  Paspor ini diperoleh di Departemen Agama, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Arab.

e.    Paspor khusus (special passport)

Lazim disebut United Nations Laissez Passer  (UNPL), adalah paspor khusus untuk pegawai/pejabat United Nations.

Ada 2 macam UNPL:

1.   Berwarna biru muda untuk staf United Nations.

2.   Berwarna merah untuk pejabat tinggi United Nations.

Keduanya adalah paspor diplomat, yang berwarna merah mendapat perlakuan diplomatic yang lebih khusus, sejajar dengan duta besar.

Selain paspor, ada dokumen perjalanan (travel document) lain yang diakui sebagai paspor:

a.    Seaman Book

Dipergunakan pada pelaut selama waktu melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran yang bersangkutan.

b.    Certificate of Indentity

Dipergunakan oleh para pengungsi atau stateless persons.  Hal yang harus diperhatikan adalah masa berlaku paspor.  Menurut ketentuan international, seseorang tak boleh melakukan perjalanan luar negeri dengan menggunakan paspor yang masa berlakunya kurang dari 6 (enam) bulan.  Misalnya sebuah paspor masa berlakunya berakhir tanggal 15 Juli 2012, maka pemegang paspor tidak boleh berpergian ke luar negeri dengan memakai paspor tersebut setelah tanggal 15 Februari 2012.  Untuk itu sebelum pergi ke luar negeri, harus diperhatikan masa berlakunya paspor untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.  Ada kalanya dicantumkan kata “resctrictions” diikuti dengan nama suatu Negara tertentu, yang berarti pemegang paspor dilarang berkunjung ke Negara yang disebutkan itu.

2.     Exit permit

Exit permit adalah ijin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya.  Bentuk exit permit berupa cap atau stempel yang diterakan pada lembaran paspor. Masa berlakunya exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, dan apabila masa itu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

3.     Surat Keterangan Fiskal

Surat keterangan fiskal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.

4.     Sertifikat Kesehatan (Health Certificate)

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti Cholera, Yellow fecer, dan sebagainya.  Surat keterangan seperti ini dapat berubah tergantung epidemik yang menyerang suatu daerah/Negara.  Untuk itu sekretaris perlu memeriksa apakah sudah ada sertifikat kesehatan apabila pimpinan akan berkunjung ke Negara tertentu yang meminta sertifikat kesehatan yang diisyaratkan.  Sekretaris harus mencari informasi (bisa ditanya ke biro perjalanan) Negara  mana saja dan sertifikat kesehatan jenis apa yang dipersyaratkan Negara yang bersangkutan.

5.     Visa

Visa adalah ijin untuk masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir kemudian ditempel pada salah satu halaman paspor.  Keterangan yang dicantumkan ke dalam visa adalah berapa lama seseorang diperkenankan tinggal di Negara yang akan dikunjunginya.

Masing-masing Negara mempunyai kebijakan (policy)  yang berbeda satu sama lain.  Pada umumnya diberikan ijin tinggal 3 (tiga) bulan.  Apabila pengunjung tinggal di sebuah Negara melewati batas waktu ijin tinggal disebut overstay, ia akan dikenakan sanksi oleh Negara yang bersangkutan antara lain dapat dipaksa pulang.  Keterangan yang dicantumkan dalam Visa berbeda-beda, ada bisa yang hanya mencantumkan lama ijin, tinggal, nomor paspor, dan single visit atau multiple visit.  Ada pula mencantumkan nomor pemegang paspor  Single Visit berarti Visa hanya berlaku untuk 1 (Satu) kali kunjungan.  Multiple Visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.

           

Visa dapat diperoleh di kedutaan atu perwakilan Negara yang akan dikunjungi, setelah si pemohon diteliti seperlunya, terutama apakah paspornya masih berlaku atau paspor itu tidak palsu atau apakah si pemohon adalah orang yang dilarang memasuki suatu Negara tersebut.

Syarat-syarat untuk mendapatkan Visa:

a.           Memperhatikan paspor yang masih berlaku.

b.           Sudah mempunyai exit permit.

c.   Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi (round trip tickets) ke Negara yang akan dikunjunginya.

d.  Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank atau traveler checque atau dalam bentuk lain.

e.  Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari perusahaan serta surat sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

f.    Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan Negara yang diminta.

g.  Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.

Macam-macam Visa:

a.  Transit Visa

    Adalah visa yang diberikan penumpang yang singgah (transit) pada suatu kota di suatu Negara tertentu, biasanya hanya untuk 1 (satu) sampai 3 (tiga) hari, lalu melanjutkan perjalanannya ke tempat yang menjadi tujuannya.

b.  Tourist Visa

    Sering disebut visa pariswisata, adalah visa yang diperuntukkan bagi orang-orang yang mengadakan perjalanan untuk tujuan pariwisata.  Di Indonesia Tourist visa berlaku untuk satu atau dua bulan dan tidak dapat diperpanjang visanya dan harus keluar dari Indonesia dan meminta lagi visanya ke Kedutaan Besar Republik Indonesia di luar negeri, biasanya di Singapore.

c.  Business Visa

    Adalah visa yang diperuntukkan bagi para traveler yang akan mengadakan kunjungan bisnis atau urusan dagang lainnya.

d.  Official Visa

    Adalah visa yang diberikan kepada pejabat resmi dari suatu Negara,  yang diberikan secara gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua Negara sesuai kelaziman tata cara dalam hubungan Internasional.

e.  Dipomatic Visa

    Adalah visa yang diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu Negara yang patut diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan dalam pergaulan diplomatic internasional .

f.    Imigran Visa

    Adalah visa yang diperuntukkan mereka yang tergolong dalam kategori immigrant, yaitu orang-orang yang mengadakan perjalanan Ke Negara yang bersangkutan dan berkeinginan menetap di Negara yang bersangkutan.

Dalam  kerangka kerjasama Negara-negara ASEAN , warga Negara Indonesia akan mengadakan  kunjungan singkat kebeberapa Negara ASEAN, seperti Singapore, Malaysia, Brunei Darussalam, Thailand, Philipines, tidak memerlukan Visa.

Beberapa Negara Eropa yang tergabung dalam “schengen Countries” seperti: Netherland, Belgium, Lusembourg, Germany, France, Italy, Spain, dan Portugal, membuat kesepakatan , apabila traveler hendak berpergian ke Negara-negara tersebut dan dapat dipakai untuk masuk ke Negara lain yang tergabung dalam  Schegen Agreement.

6.     Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)

Setelah menerima tiket pesawat terbang, sekretaris harus memeriksa kembali apakah sesuai dengan pesanan.         Hal-hal yang harus diperiksa:

a.      Route yang dilalui

b.  Connecting timenya diperiksa kembali, apabila akan transit di suatu Negara, biasanya connecting time yang dibutuhkan antara waktu tiba dan pindah penerbangan adalah sekitar 2 (dua) jam.

c.      Kelas penerbangan.

d.  Status penerbangan, apkah sudah confirmed (ok) atau masih  dalam waiting list.

e.      Seating arrangement apakah:

·   Window aisle (passage way)

·   Middle Seat

·   Front row

f.       Status tiket, apakah:

·           Full fares/endorsable

      Bertarif paling mahal  dapat mengganti jadwal penerbangan, juga tidak dapat mengganti flight  baik dari airlines yang lain.

·           Non Endorsable

Bertarif lebih murah daripada endorsable, dapat mengganti flight  dari airlines lain.

·           Restricted

Tiket jenis ini tak dapat mengganti jadwal penerbangan, juga tidak dapat mengganti flight baik dari airlines yang sama maupun airlines yang lain.

7.     Voucher

Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sudah membeli voucher lebih murah dan nyaman.  Dalam voucher tercantum nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar dari hotel dan sebagainya. Sehingga sebagai tamu cukup menunjukkan voucher saat datang di hotel, langsung mendapatkan kamar yang telah dipesan. Sekretaris harus memeriksa secara teliti, nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.  Apakah sesuai dengan pesanan.  Apabila terjadi kekeliruan harus segera diurus agar tidak menimbulkan masalah setelah tiba di hotel.