Makalah tentang Dokumen Bisnis

DOKUMEN BISNIS

Peranan dokumen-dokumen bisnis dalam perdagangan modern tidak dapat dipungkiri lagi.  Umumnya usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan dirintis dan dilaksanakan dengan melakukan korespondensi antara pihak yang bersangkutan.  Dewasa ini ada kecenderungan untuk menggunakan formulir tertentu dan surat dagang.  Tujuannya untuk mencapai efisiensi kerja, penghematan biaya, waktu dan tenaga.

Dibawah ini akan dibahas secara singkat dokumen-dokumen niaga yang biasa dipakai:

1.     Dokumen/surat perkenalan

2.     Dokumen/surat permintaan daftar harga

3.     Dokumen/surat penawaran

4.     Dokumen/surat pesanan

5.     Dokumen/surat pengiriman barang dan daftar perincian barang

6.     Faktur dan rekening

7.     Dokumen/surat pengaduan

8.     Dokumen/surat tuntutan dan penyelesaiannya

9.     Dokumen/surat gugatan dan memo kredit

10.  Dokumen/surat permohonan pembelian secara kredit dan tagihannya

11.  Dokumen/surat perjanjian

12.  Dokumen/surat referensi dan rekomendasi

13.  Dokumen/surat keputusan

Ad 1. Dokumen/surat perkenalan

Yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan-keterangan selengkapnya.

Syarat-syarat untuk membuat dokumen perkenalan:

1. Penggunaan bahasa yang sopan dan cermat, jelas, singkat namun  tt.

2. Perlu memperhatikan:

a. Nama perusahaan

b. Alamat perusahaan dan nomor telepon

c. Bidang usaha

d. Manfaat barang yang diperkenalkan

3. Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang ditawarkan berkualitas tinggi dan telah banyak yang menggunakannya.

Ad 2.  Dokumen/surat permintaan daftar harga

Yaitu surat atau dokumen yang dibuat dan dikirimkan oleh pembeli kepada penjual untuk meminta daftar harga dari barang-barang/jasa tertentu yang dibutuhkannya. Biasanya calon pembeli/pengguna mengirimkan dokumen permintaan daftar harga kepada banyak produsen atau pelayan jasa yang diperlukan dari jawaban yang masuk kemudian dipertimbangkan dan seleksi paling memenuhi harapannya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi keuangan.

                                                  

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat dokumen ini adalah:

1. Menetapkan lebih dahulu jenis barangnya

2. Menetapkan kapan barang itu diperlukan

3. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

4. Menanyakan pemberian potongan harga

5. Meminta informasi cara pengiriman barang

6. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan     tersebut

7. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, catalog, sample yang dibutuhkan.

MACAM-MACAM CHECK

Berbagai macam check yang harus dikenal oleh setiap sekretaris, antara lain:

a. Cek pribadi (Personal Check)

Deposan pribadi memperoleh buku cek dari bank ketika ia menulis cek, sebaliknya dia selalu mengisi juga lembaran sisa tersebut pada buku check.

Ini merupakan catatan pembayaran yang telah dilakukan pada suatu saat waktu tertentu. Bukti lembaran sisa tersebut dapat memberikan keterangan yang lengkap mengenai setiap check yang disobek. Ini seharusnya juga memperlihatkan keseimbangan buku check.

b. Cek perusahaan (Company Check)

Sebenarnya semua perusahaan bisnis menggunakan rekening Koran.  Cek perusahaan pada dasarnya sama dengan cek pribadi, pengecualiannya adalah bahwa cek perusahaan digunakan dalam bisnis, dan ditanda tangani oleh wakil perusahaan yang berwenang. Tanda tangan pada cek perusahaan memperlihatkan nama perusahaan begitu juga cek pribadi karena perusahaan menggunakan banyak sekali cek mereka dikirimkan oleh bank buku cek dalam jumlah yang besar, terdapat banyak cek pada tiap halnya.

Nama perusahaan biasanya dicetak pada tiap cek.  Kadang-kadang tidak ada catatan tepi pada buku cek model.  Oleh karena itu, perusahaan mencatat informasi yang penting di dalam sebuah buku yang dinamakan “check register”.

c. Cek dengan rekening (Voucher check)

Dalam perusahaan bisnis voucher check digunakan secara luas, disamping memberikan informasi pada cek biasa, voucher check memperlihatkan kegunaannya untuk cek di bank.  Kadang-kadang hal tambahan untuk penjelasan seperti ini tampak pada muka cek, dan hanya catatan penting dan singkat saja yang dituliskan.  Banyak voucher check, memilih voucher yang bisa dilepaskan.  Ini memberikan ruang yang cukup untuk informasi pada saat faktur sedang dibayar, no. faktur, no. pesanan, jumlah potongan tunai yang dikurangkan dan juga jumlah dari faktur, kadang-kadang voucher diarsipkan atau difile.

d. Cek sertifikat (Certified Check)

Satu metode untuk membatalkan kredit seseorang adalah dengan menggunakan cek sertifikat.  Seseorang dengan mudah menuliskan/member tanda kata “cerrified” (telah dicatat) tanggal serta tanda tangan pada halaman muka cek.  Kemudian bank akan mencadangkan jumlah tersebut untuk pembayarannya.  Hal ini bahwa bank akan mengurangkan uang sejumlah tersebut dari neraca laporan.  Jika pembayaran tidak dapat dihentikan pada check sertifikat tanpa perintah pengadilan.

e. Cek Kasir (Cashier check)

Sewaktu membayar hutang ke kota yang jauh, check pribadi mungkin telah bisa diterima untuk ditukarkan dengan cek atau uang tunai.  Bank ada menggunakan sendiri dan dapat dibayarkan kepada kita atau orang ketiga.  Ini dinamakan check kasir, karena ditanda tangani oleh kasir bank.  Yang dibayar (orang yang menerima pembayaran cek) akan selalu menerima check kasir tanpa pembayaran.

f. Cek Registrasi (Register check)

Jika cek register yang ditawarkan oleh banyak bank, mengizinkan seseorang menuliskan menandatangani check pribadinya di bank tanpa perlu membuka rekening koran. Seseorang menuliskan menandatangani check pribadinya di bank tanpa perlu membaca rekening koran.

Seseorang yang ingin melakukan pembayaran dengan cek, tetapi tidak mempunyai rekening bank, dapat pergi ke bank untuk meminta check register.  Ia kemudian akan mengeluarkan dan menandatangani kedua-duanya, cek dan lembaran sisa tersebut, dan kemudian membayarkan kepada bank seharga buku cek dan ditambah biaya sekian %.  Setelah bank memberikan nomor pada cek dan lembaran sisa tersebut telah tertulis dengan suatu alat pengaman (protect to graph) kemudian dikembangkan kepada pembeli. Lembaran sisa berperan sebagai catatan dan tanda terima untuk referensi pada waktu yang akan datang dan cek diposkan kepada penerima uang.

Kalimat-kalimat Penting dalam Surat Order/Permintaan

·         Thank you for all the information you gave me.

Terima kasih atas segala keterangan yang Saudara sampaikan pada saya

·         Thank you for you letter of 6th May and your latest catalogue.

Terima kasih atas surat Saudara tertanggal 6 Mei berikut katalog terbaru.

·         Thank you for sending your catalogue and price list.

Terima kasih atas kiriman katalog dan daftar harga.

·         Thank you for you letter of 7th March and the catalogue you sent.

Terima kasih atas surat Saudara tertanggal 7 Maret dan kiriman katalog.

·         I was very pleased to meet Mr. Martin yesterday.  He was very helpful and gave me all the information i needed.

Saya sangat gembira menjumpai Tuan Martin kemarin.  Tuan Martin sangat membantu dan memberikan semua penjelasan yang saya perlukan.

·         I enclose our order and hope to receive the books by the middle of August.

Saya lampirkan order dan berharap bisa menerima buku-buku itu pada pertengahan Agustus.

·         I should like to place the following order.

Saya ingin menempatkan order sebagai berikut.

·         We should be glad if you would let us have the following items as soon as possible.

Kami akan merasa senang jika Saudara mengirimkan secepatnya baran-barang seperti berikut.

·         I enclose the order  form and would be graduate if you would send the goods as soon as possible.

Saya lampirkan formulir order dan merasa senang jika Saudara bisa mengirimkan barang itu segera.

·         We should like to buy 1.500 cups and 1.500 teaspoons.

Kami ingin membeli 1.500 cangkir dan 1.500 sendok teh.

·         We should like to place an order with you, but must ask you if you could guarantee delivery before October 1.

Kami ingin menempatkan order kepada Saudara, namun harus mengetahui apakah Saudara bisa menjamin pengiriman sebelum 1 Oktober.

·         We should like to place an order amounting to US $ 10.000 but must ask you to consider wether you can offer us a reduced price.

Kami ingin menempatkan order seharga US $  10.000, namun mohon pertimbangkan apakah Saudara bisa memberikan potongan harga.

·         We enclose our order No. 197 for 200 pieces; we are sure you can supply from stock.

Kami lampirkan order No. 197 untuk 200 potong; kami yakin Saudara bisa mengirimkannya.

·         Before placing an order, we should like to know wheter you could give us a better price for this subject.

Sebelum menempatkan order, kami ingin mengetahui apakah Saudara bisa memberikan harga yang lebih sesuai untuk barang ini.

·         The quality must be up to the sample.

Muttu harus sama dengan contoh.

·         We should like the best quality, and this order is cancelled if it is not available.

Kami menghendaki mutu yang terbaik, dan order dibatalkan jika mutu tidak sesuai.

·         If the quality is up to our expectation, we shall place further order in the near future.

Apabila mutu barang sesuai dengan harapan kami, kami akan memesan lagi di masa mendatang.

·         We must ask you to send only goods in perfect condition.

Kami mohon Saudara hanya megirimkan barang dalam kondisi sempurna.

·         We should like these consigned to our shipping Agent.  Bharata lines, f.o.b. Jakarta.  We will arrange insurance and freight.

Kami menghendaki barang ini dikirimkan kepada Agen pelayaran kami, Bharata Lines, f.o.b. Jakarta.  Kami akan mengatur asuransi dan uang tambang.

·         We should like these sent by sea freight, c.i.f. Belawan.

Kami mohon barang-barang ini dikirim melalui laut c.i.f Belawan

·         We will arrange payment within 30 days by bank Transfer and therefore claim your discount of 15%.

Kami akan mengatur pembayaran dalam waktu 30 hari melalui trasfer Bank dan mohon potongan harga 15%.

·         We are arranging for payment by bill of exchange at 10 days.

Kami sedang menyusun pembayaran dengan B/E dalam waktu 10 hari.

·         I should like to claim the trade discount and intend to pay within 30 days.

Saya mohon potongan harga dan bersedia membayar dalam waktu 30 hari.

·         We bank with the bank of Tokyo, Jalan Thamrin, Jakarta.

Bank kami adalah Bank lf Tokyo, Jalan Thamrin, Jakarta.

·         Please advise us when these can be despatched.

Harap kabarkan kapan barang-barang bisa dikirim.

·         I look forward to receiving the order.

Saya menunggu penerimaan pesanan tersebut.

·         I should be glad if you would let me know when the order is sent.

Saya akan merasa senang apabila Saudara memberi kabar kapan pesanan itu dikirimkan.

·         We should be glad if you wuold let us know when these goods are despatched.

Kami akan merasa gembira apabila saudara memberitahu kapan barang-barang tersebut dikirimkan.

·         A prompt reply would be appreciated.

Kami sampaikan terimakasih untuk jawaban secepatnya.

·         Your early attention to this order will be munch appreciated.

Atas perhatian Saudara pada order ini kami ucapkan terimakasih.

·         Please advise us the date despatch.

Mohon kabarkan tanggal pengiriman.

Kalimat-kalimat Penting dalam Surat Balasan Order

·         Thank you for your  order No ................

Terima kasih atas order  Saudara nomor .........

·         Thank you for you order of 14th January for 200 sigma chairs.

Terima kasih atas order Saudara tertanggal 14 Januari untuk 200 buah kursi sigma.

·         We are very pleased to hear from Mr. Yan that you have placed a large order with us.

Kami sangat gembira mendengar kabar dari Tuan Yan bahwa Saudara telah menempatkan order besar kepada kami.

·         We have passed the order to our werehouse, and this order should be despathed within 3 weeks.

Kami telah meneruskan order tersebut kepada bagian gudangm dan akan dikirim dalam waktu 3 minggu.

·         Before we can send the goods, we must ask you for the usual references.

Sebelum kami mengirimkan barang, kami mohon Saudara memberikan referensi-referensi seperti biasa.

·         We are glad to inform you that we can guarantee delivery on your expected date.

Dengan senang hati kami sampaikan kepada saudara bahwa kami bisa menjamin pengiriman sesuai dengan tanggal yang diminta.

·         Your order for 2000 dictionaries has been despathed today.

Pesanan Saudara berupa 2000 kamus telah dikirimkan hari ini.

·         The necessary documents are being sent under separate cover.

Dokumen-dokumen penting dikirimkan secara terpisah.

·         We regret that our factory will close for one week for the New Year holidays, and we are unable to ship the goods until 8th January.

Kami menyesal bahwa pabrik kami akan tutup selama satu minggu untuk liburan tahun baru, dan tidak bisa mengirim sampai tanggal 8 Januari.

·         I hope you will be pleased with this material anda that we shall do more business with you.

Mudah-mudahan Saudara akan merasa senang dengan barang ini sehingga kita bisa meningkatkan hubungan bisnis.

Ad 3. Surat/dokumen Penawaran

Dokumen penawaran disebut juga dengan surat jual.  Dokumen penawaran ini ada beberapa, yaitu:

a. Dokumen Penawaran Bebas

Yaitu penawaran yang tidak terikat yang maksudnya sewaktu-waktu ada perubahan harga barang yang ditawarkan maka tidak perlu memberitahu.

b. Penawaran Terikat

Yaitu penawaran tetap yang maksudnya bila sewaktu-waktu ada perubahan harga barang yang ditawarkan maka harus memberitahu terlebih dahulu.

c. Penawaran Berjangka

Yaitu penawaran yang hanya berlaku pada waktu tertentu.